Directrices para la conservación de registros

Los documentos legales deben archivarse en el estado y conservar una copia en la caja de seguridad.

Informes anuales de auditoría de la iglesia.

Pagos de impuestos, compras de bienes, contratos especiales, etc., si es el único registro de satisfacción de una obligación.

Registros relativos a la recepción y administración de fideicomisos, testamentos, codicilos, legados, herencias y legados. Puede incluir correspondencia, informes, información contable y otros documentos relacionados.

Boletines de culto para el culto dominical y eventos especiales si los boletines funcionan como un boletín para la congregación, consérvelos permanentemente. De lo contrario, conserve muestras periódicas de los boletines de culto regulares, por ejemplo, cuando cambie el culto, y conserve todos los boletines de eventos especiales.

Acuerdo entre el pastor y la congregación aprobado por el classis. Los llamados aceptados deben ser archivados con el secretario del classis y una copia debe ser guardada en la oficina de la congregación.

Registros relativos a las quejas formales presentadas ante el consistorio.

Actas y documentos del orden del día del consistorio. Incluye informes, correspondencia y otros asuntos mencionados en las actas. Conservar permanentemente. Puede depositarse en los Archivos del RCA cinco años después de la finalización del volumen.

Informes periódicos del consistorio a la congregación, clases y otras asambleas.Conservar permanentemente con las actas del consistorio.

La constitución y los estatutos aprobados de la congregación, incluidos todos los documentos revisados. Conservar permanentemente.

Contratos escritos con proveedores, trabajadores, etc. Deben conservarse mientras estén vigentes. Conservar durante siete años tras la finalización satisfactoria del contrato si no hay litigios. Los contratos relacionados con materiales peligrosos o que entren en el ámbito de las leyes federales o estatales deben conservarse de forma permanente.

Correspondencia, recursos, avisos, etc. relacionados con cuestiones disciplinarias de los miembros.

Copias de seguridad de los archivos maestros, bases de datos, hojas de cálculo y otros documentos electrónicos, así como copias de seguridad de los programas o instrucciones necesarios para recuperar la información. Consérvelas hasta que sean sustituidas o reemplazadas.

Ver Artículos de Incorporación; Constituciones/reglamentos.

Informes rutinarios del tesorero al consistorio.

Los registros relativos a la administración del fondo general pueden incluir información presupuestaria, informes, registros contables, correspondencia y otro material relacionado.

Pólizas y contratos de mantenimiento emitidos para la responsabilidad personal del clero, el personal y/o los miembros de la congregación. Es esencial conservar los registros de los pagos a & de las compañías de seguros en caso de futuros litigios.

Mantenga un archivo/registro de toda la documentación de la póliza de seguro en caso de futuras reclamaciones. Estos registros deben incluir el nombre/dirección de la compañía, el número de póliza y la información sobre la cobertura.

Ver Acciones Disciplinarias.

Registros relacionados con litigios en los que la asamblea, la agencia o la congregación son parte. Puede incluir opiniones legales, escritos, correspondencia, declaraciones juradas, fotografías, informes, apelaciones y otros documentos judiciales. Conservar durante cinco años y transferir a los archivos.

Actas de grupos, por ejemplo, grupo de mujeres, profesores de la escuela dominical, club de hombres, etc. Los registros deben incluir los documentos del orden del día, los informes, la correspondencia, etc. a los que se hace referencia en las actas.

Calendarios de pago, contratos y documentos legales relacionados con la hipoteca. Las ceremonias de quema de hipotecas deben consistir únicamente en la quema de copias.

Publicaciones relacionadas con la vida y el ministerio de la asamblea, agencia o congregación.

Los registros relativos a la ordenación de personas incluyen credenciales, expedientes académicos, etc.

Registros relativos a todo el personal y que pueden incluir solicitudes, currículos, descripciones de puestos de trabajo, acciones de personal, revisiones de rendimiento y otros documentos relacionados.

Informa al finalizar las oportunidades de desarrollo profesional.

Registros relativos al informe de seguimiento de los años sabáticos del personal.

Fotos tomadas de los eventos.

Archivo de referencia de todas las políticas y procedimientos actuales y pasados.

Escrituras, títulos, documentos de transferencia, documentos de seguro de título, tasaciones, planos, permisos de construcción, estudios de impacto ambiental y aprobaciones, servidumbres, construcción y alteraciones estructurales, permisos.

El registro de miembros bautizados incluye la fecha de bautismo, la fecha de nacimiento, el nombre, los padres y los testigos (si los hay). Permanente. Puede transferirse a los archivos para su conservación.

Libro de registro de funerales y de miembros fallecidos. Puede combinarse con el registro de socios.

El registro de matrimonios incluye los nombres del novio y la novia, la fecha del matrimonio y los testigos.

Registro de todos los individuos que se unen formalmente a la congregación, ya sea por afirmación de fe, transferencia o bautismo.

Informes al consistorio de diversos comités y grupos.

Informes de profesores, superintendentes, etc.

Fotos, diapositivas, cintas de vídeo, cintas de audio. Pueden incluir cintas de sermones, programas, debates, entrevistas, registros multimedia de eventos, personas, instalaciones y actividades. Se utilizan con fines promocionales o instructivos, o para documentar eventos, etc.