Archivos

Los registros de los Archivos están disponibles con cita previa para su uso en la investigación. Puede realizar su propia investigación o utilizar los servicios de un investigador local. El coste de un investigador contratado por los Archivos sería de $30/hora por la primera hora y $20/hora por cada hora posterior. La investigación podría incluir el suministro de copias digitales de los materiales pertinentes.

Los registros recientes de la Iglesia Reformada en América son restringidos. Sin embargo, muchos registros de los tres primeros siglos (aproximadamente de 1630 a 1950) de la vida y el ministerio de la RCA están disponibles para la investigación académica. Estos incluyen los registros de las congregaciones, las clases, los sínodos regionales, el Sínodo General y los campos de misión.

Investigación genealógica

Lamentablemente, los Archivos del RCA no cuentan con el personal ni los recursos financieros necesarios para realizar investigaciones genealógicas para los historiadores familiares. Sin embargo, podemos decir a la gente qué registros están disponibles y guiarlos en la dirección correcta para una mayor investigación. La mayoría de los registros de nuestra congregación se han digitalizado y están disponibles en ancestry.com. Ese sitio proporcionaría el método menos costoso y más eficiente para investigar los registros congregacionales de la iglesia reformada.

Otras investigaciones

Los registros recientes de la Iglesia Reformada en América son restringidos. Sin embargo, muchos registros de los tres primeros siglos (aproximadamente de 1630 a 1950) de la vida y el ministerio de la RCA están disponibles para la investigación académica. Estos incluyen los registros de las congregaciones, las clases, los sínodos regionales, el Sínodo General y los campos de misión.

Para ver una lista de las congregaciones de las que se dispone de registros, consulte el Guía de los registros eclesiásticos locales.

Directrices de investigación

Todo acceso se realiza previa solicitud de uso de los registros. Rellene la solicitud de investigación y envíela al archivero del RCA. Se cobra una tarifa de treinta dólares por día por el uso de los materiales.

1. Libro de Orden de la Iglesia Requisitos para los archivos de la Iglesia Reformada

1.1 Los Archivos de la Iglesia Reformada definen los fondos de los archivos de forma coherente con las definiciones profesionales habituales:

Un fondo de archivo es el conjunto de documentos escritos, dibujos e impresos, recibidos o producidos oficialmente por un organismo administrativo o uno de sus funcionarios, en la medida en que estos documentos estaban destinados a permanecer bajo la custodia de dicho organismo o de dicho funcionario.

Es importante señalar que los registros creados por las congregaciones, las clases, los sínodos regionales y el Sínodo General y sus agencias de programas se rigen por las siguientes secciones de la Libro de Orden de la Iglesia:

1.2. Congregaciones

"El classis, al disolver formalmente una iglesia, deberá cerciorarse de que se han cumplido todas y cada una de las siguientes condiciones:

"...La presentación a la classis de todos los registros formales de la iglesia y de todos los demás registros y documentos en su posesión". (Capítulo 1, Parte II, Art. 7, Sec. 16 [2004])

El artículo 17 prevé la transferencia de todos los bienes muebles e inmuebles de una iglesia cuando ésta se disuelve. Los registros y la documentación que describen la vida y la misión de una congregación forman parte de esa propiedad.

1.3. Clases

"El secretario también será responsable de enviar a los archivos de la denominación las actas de la classis y de las corporaciones subsidiarias, todos los documentos relativos a las iglesias disueltas y todos los documentos de la classis en caso de que ésta se disuelva". (Capítulo 1, Parte II, Art. 5, Sec. 2 [2004])

1.4. Sínodos regionales

"El secretario también será responsable de remitir a los archivos de la denominación las actas del sínodo regional y de las corporaciones subsidiarias". (Capítulo 1, Parte III, Art. 5, Sec. 4 [2004])

1.5. Sínodo General

"El secretario general también será responsable de enviar a los archivos de la denominación las actas del Sínodo General y de las corporaciones subsidiarias, y asumirá las demás funciones que le asigne el sínodo". (Capítulo 1, Parte IV, Art. 5, Sec. 3 [2004])

2. Política y propósitos de los Archivos de la Iglesia Reformada

La siguiente declaración de política y propósito de los Archivos del RCA fue aprobada por el Sínodo General en 1980 (SGR 1980(pp. 143-145), y revisado por el Consejo del Sínodo General en 1995 y en 2004.

2.1. El Archivo es responsable de la custodia y conservación de los archivos y registros de la Iglesia Reformada en América (IRA). Los archivos y registros del RCA incluyen todos los producidos por las acciones del Sínodo General, los sínodos regionales, las clases y las iglesias locales. Incluyen todas las juntas, comisiones, comités y misiones establecidas por cualquiera de los organismos mencionados. En caso de disolución de cualquiera de estos órganos, sus registros y archivos serán transferidos a los Archivos del RCA para su custodia y conservación.

2.2. Los registros del ACR no se eliminarán sin la autorización del archivero. 2.3. Ninguna asamblea u organismo del Sínodo General podrá depositar documentos oficiales en otro depósito de archivos.

2.3. Los Archivos estarán disponibles, previa cita, para el personal del RCA para la realización de sus actividades y para otras personas que tengan un interés legítimo en el estudio de la historia de la denominación. 2.4. Los Archivos se esforzarán por promover la investigación académica relativa al RCA y, para ello, darán a conocer estos registros.

2.4. Las funciones de los Archivos del RCA serán:

a. Mantener, reparar y conservar los archivos y registros no corrientes del ACR.

b. Establecer un programa eficaz de gestión de registros para la denominación que dé lugar a la transferencia obligatoria de los registros no actuales que se consideren dignos de conservación permanente a los Archivos, de acuerdo con unos calendarios de conservación satisfactorios.

c. Organizar, describir y preparar ayudas y guías adecuadas para facilitar el acceso a los documentos custodiados por los Archivos.

d. Inspeccionar y valorar los registros y archivos en posesión del ACR y de su personal y determinar la disposición adecuada. El archivero estará obligado a respetar el carácter confidencial de su contenido si así se restringe. Las restricciones de acceso y uso se determinarán en el momento de la transferencia, pero no serán inferiores a 20 años desde la fecha de creación. Los expedientes sensibles y confidenciales deberán ser identificados como tales por la oficina creadora. Los Archivos podrán solicitar una lista de los registros que se realicen de acuerdo con el formato establecido.

e. Disponer de los expedientes no actuales que ya no tengan valor administrativo, jurídico, histórico o académico de otro tipo con el acuerdo de los organismos interesados que produjeron o recibieron el expediente original. Las eliminaciones se llevarán a cabo de común acuerdo entre los Archivos y dichos organismos. Cuando no se disponga de calendarios de eliminación, se prepararán listas de eliminación.

f. Fomentar el depósito de archivos de personas y organizaciones privadas que se consideren de interés histórico y reflejen algún aspecto de la labor y la misión de la denominación en el mundo.

g. Ayudar en la publicación y promoción de la Serie Histórica de la Iglesia Reformada en América.

2.5. Los registros oficiales se definen como todos los materiales documentales (por ejemplo, correspondencia, publicaciones, fotografías, cintas de vídeo, etc.) recibidos u originados por el ACR y su personal en el curso normal de sus actividades, que sirven como prueba de la organización, función, políticas, decisiones, procedimientos y operaciones. Dichos registros son propiedad del ACR, y todos los derechos, intereses y uso de los mismos pertenecen al ACR.

3. Acceso e investigación en los archivos de la Iglesia Reformada

3.1. Los archivos de la Iglesia Reformada en América (IRA) son propiedad del Sínodo General. Se conservan para las necesidades administrativas, legales, financieras e históricas de la iglesia. El acceso y el uso de estos archivos se realiza de acuerdo con la declaración "Política y propósitos de los archivos de la Iglesia Reformada" (arriba).

3.2. Todas las investigaciones en los Archivos del RCA se realizan únicamente con cita previa. Los investigadores deben rellenar una solicitud de investigación y devolverla al archivero antes de emprender la investigación. Los archivos no pueden ser prestados ni utilizados fuera de los Archivos del RCA. No hay privilegios de préstamo interbibliotecario para los materiales de archivo. Los investigadores no pueden utilizar bolígrafos con estos archivos, y éstos deben ser manipulados con el máximo cuidado. Los investigadores son responsables de cualquier daño a los registros.

3.3. Por lo general, el acceso lo concede el archivero. En los casos de los siguientes registros, el acceso debe ser concedido también por la oficina correspondiente:

• Registros de las misiones después de 1967: Personal de Global Mission
• Registros financieros: personal de finanzas
• Registros del Secretario General: Oficina del Secretario General
• Registros de asuntos judiciales: Oficina del Secretario General
• Expedientes de personal: director de personal
• Página de contacto del personal

3.4. La investigación tiene una tarifa de treinta dólares por día. Las tarifas de investigación para el uso a largo plazo pueden negociarse según la ocasión.

3.5. Los investigadores son responsables de determinar las limitaciones de los derechos de autor de todos los registros utilizados para su publicación. Los Archivos no son propietarios de los derechos de autor de todos los registros bajo su custodia. Ningún registro puede ser reproducido para su publicación o transcrito sin el permiso de los Archivos del RCA.

3.6. En aras de proporcionar recursos históricos en diversas partes del país, los Archivos del RCA pueden disponer la reproducción de registros pertinentes a expensas de la agencia o asamblea que desee la reproducción. La reproducción es para uso personal de investigación solamente y no puede ser vendida, publicada o depositada en otro lugar sin el permiso de los Archivos de la Iglesia Reformada. También se pueden solicitar copias de artículos para uso personal de algunos registros si no están en condiciones frágiles. Las copias serán realizadas por el personal de los archivos. Las tarifas de copia y reproducción de los materiales son las siguientes:

Tasas por duplicación de materiales de archivo

Los costos básicos deben ser pagados antes del trabajo. Se acepta el pago en efectivo; los cheques deben ser pagaderos a la Iglesia Reformada en América. Se impondrá una tasa de $25 más gastos de cobro por todos los cheques devueltos. En el caso de proyectos de gran envergadura, es posible que se apliquen tarifas por hora. La tarifa por hora no será inferior a $30/hora, y los proyectos especiales podrán negociarse con el archivero. Todas las solicitudes se tramitan en función de la disponibilidad.

Escaneando
Fotografías, negativos y diapositivas	$8.00/imagen (JPEG, 300 dpi, enviado por correo electrónico)
Corrección digital	$50,00/hora mínima más $8,00/imagen
Fotocopias	$0,25/página
Reproducción fotográfica	Recuperación de los costes de los proveedores $10,00 tasa de recuperación/manipulación más gastos de envío
Doblaje de vídeo/audio	Recuperación de los costes de los proveedores $10,00 tasa de recuperación/manipulación más gastos de envío
Gastos de material
CD/DVD/cinta de casete	$5.00
Papel fotográfico	$1,00/hoja (cuando se solicitan impresiones)
Duplicación de VHS	$15,00/cinta
Gastos de envío/manipulación	$10.00 (el correo prioritario y el correo urgente incluyen el coste de envío del artículo).

Al solicitar imágenes, debe especificarse el identificador exacto de la página o de la imagen. Para los derechos de reproducción en Internet, vídeo, película u otros medios, las consultas deben dirigirse al archivero.