Diretrizes de Retenção de Registros

Os documentos legais devem ser arquivados junto ao Estado e uma cópia deve ser retida no cofre de segurança.

Relatórios anuais de auditoria da igreja.

Pagamentos de impostos, compras de bens, contratos especiais, etc., se for o único registro de satisfação de uma obrigação.

Registros relativos ao recebimento e administração de trusts, testamentos, codicilos, legados, fazendas e legados. Podem incluir correspondência, relatórios, informações contábeis e outros documentos relacionados.

Boletins de adoração para o culto dominical e eventos especiais se os boletins funcionarem como um boletim para a congregação reter permanentemente. Caso contrário, reter amostras periódicas de boletins de adoração regulares, por exemplo, quando a adoração muda, e reter todos os boletins de eventos especiais.

Acordo entre pastor e congregação conforme aprovado pelo classis. As chamadas aceitas devem ser arquivadas com o secretário declarado pelo classis e uma cópia deve ser mantida no escritório da congregação.

Registros relativos a reclamações formais apresentadas perante o Consórcio.

Registros e documentos da agenda do consistório. Inclui relatórios, correspondência e outros assuntos referidos na ata. Manter permanentemente. Pode ser depositado nos Arquivos do RCA cinco anos após a conclusão do volume.

Relatórios periódicos do consistório para a congregação, classes e outras assembléias.

A constituição e os estatutos aprovados da congregação, incluindo todos os documentos revisados. Manter permanentemente.

Contratos escritos com fornecedores, trabalhadores, etc. Devem ser mantidos enquanto ainda em vigor. Manter por sete anos após a conclusão satisfatória do contrato se nenhum litígio estiver envolvido. Os contratos relativos a materiais perigosos ou que estejam sob as leis federais ou estaduais de conformidade devem ser retidos permanentemente.

Correspondência, apelos, avisos, etc. relacionados a questões disciplinares dos membros.

Cópias de segurança de arquivos principais, bancos de dados, planilhas e outros documentos eletrônicos e cópias de segurança de programas ou instruções necessárias para a recuperação de informações. Manter até que sejam substituídas ou substituídas.

Ver Artigos de Incorporação; Constituições/leis.

Relatórios de rotina do tesoureiro para consistir em relatórios.

Os registros relativos à administração do fundo geral podem incluir informações orçamentárias, relatórios, registros contábeis, correspondência e outros materiais relacionados.

Políticas e contratos de manutenção emitidos para responsabilidade pessoal do clero, do pessoal e/ou dos membros da congregação. É essencial preservar os registros de pagamentos para e das companhias de seguro em caso de litígio futuro.

Manter um arquivo/registro de toda a documentação da apólice de seguro no caso de reclamações futuras. Esses registros devem incluir nome/endereço do transportador, número da apólice e informações de cobertura.

Ver Ações Disciplinares.

Registros envolvendo litígios em que a assembléia, agência ou congregação é parte. Podem incluir pareceres jurídicos, resumos, correspondência, declarações juramentadas, fotografias, relatórios, recursos e outros documentos judiciais. Podem ser retidos por cinco anos e transferidos para os arquivos.

Minutas de grupos, por exemplo, grupo de mulheres, professores de escolas domingos, clube masculino, etc. Os registros devem incluir documentos de agenda, relatórios, correspondência, etc., que são referidos na ata.

Cronogramas de pagamento, contratos e documentos legais relacionados com a hipoteca. As cerimônias de queima de hipoteca devem envolver somente a queima de cópias.

Publicações relativas à vida e ao ministério da assembléia, agência ou congregação.

Os registros relacionados à ordenação de indivíduos incluem credenciais, transcrições, etc.

Registros relativos a todo o pessoal e podem incluir inscrições, currículos, descrições de cargos, ações do pessoal, revisões de desempenho e outros documentos relacionados.

Relatórios após a conclusão de oportunidades de desenvolvimento profissional.

Registros relativos ao relatório de acompanhamento para os sabáticos do pessoal.

Fotos tiradas de eventos.

Arquivo de referência de todas as políticas e procedimentos atuais e passados.

Escritura, títulos, documentos de transferência, documentos de seguro do título, avaliações, plantas, licenças de construção, estudos e aprovações de impacto ambiental, servidões, alterações estruturais e de construção, licenças.

O registro dos membros batizados inclui data de batismo, data de nascimento, nome, pais e testemunhas (se houver). Permanente. Pode ser transferido para arquivos para preservação.

Livro de registro de funerais e membros falecidos. Pode ser combinado com o registro de membros.

O registro de casamentos inclui nomes de noivo e noiva, data do casamento e testemunhas.

Registro de todos os indivíduos que ingressam formalmente na congregação, seja por afirmação de fé, transferência, ou batismo.

Relatórios para o consistório de vários comitês e grupos.

Relatórios de professores, superintendentes, etc.

Fotos, Slides, Fitas de vídeo, Fitas de áudio. Podem incluir fitas de sermões, programas, discussões, entrevistas, registro multimídia de eventos, pessoas, instalações e atividades. Usadas para fins promocionais ou instrucionais, ou para documentar eventos, etc.