Cada montagem do RCA deve adotar e implementar políticas de gerenciamento e retenção de registros que reflitam suas circunstâncias únicas. Por esta razão, não podemos recomendar uma única política de gerenciamento e retenção de registros "tamanho único" para todas as montagens do RCA. Podemos, entretanto, fazer sugestões sobre que tipos de registros você deve reter. Mantenha estas diretrizes em mente ao considerar o que deve ser coberto por sua própria política.
Diretrizes de Retenção de Registros
Registros Permanentes para Retenção nos Arquivos
Arquivos de pessoal ativo
Permanente
Aniversário e outros eventos especiais
Permanente
Ata anual do Sínodo
Permanente
Apelações
Ver Ações Disciplinares.
Artigos de Incorporação
Permanente
Os documentos legais devem ser arquivados junto ao Estado e uma cópia deve ser retida no cofre de segurança.
Relatórios de Auditoria
Permanente
Relatórios anuais de auditoria da igreja.
Registros bancários - Cheques cancelados para pagamentos importantes
Permanente
Pagamentos de impostos, compras de bens, contratos especiais, etc., se for o único registro de satisfação de uma obrigação.
Legados Documentos de Herança, e Fundos Fiduciários
Permanente
Registros relativos ao recebimento e administração de trusts, testamentos, codicilos, legados, fazendas e legados. Podem incluir correspondência, relatórios, informações contábeis e outros documentos relacionados.
Boletins
Permanente
Boletins de adoração para o culto dominical e eventos especiais se os boletins funcionarem como um boletim para a congregação reter permanentemente. Caso contrário, reter amostras periódicas de boletins de adoração regulares, por exemplo, quando a adoração muda, e reter todos os boletins de eventos especiais.
Estatuto Social
Permanente
Chamadas aceitas
Permanente
Acordo entre pastor e congregação conforme aprovado pelo classis. As chamadas aceitas devem ser arquivadas com o secretário declarado pelo classis e uma cópia deve ser mantida no escritório da congregação.
Reclamações
Permanente
Registros relativos a reclamações formais apresentadas perante o Consórcio.
Auto-estudos da Congregação
Permanente
Ata Consistorial
Permanente
Registros e documentos da agenda do consistório. Inclui relatórios, correspondência e outros assuntos referidos na ata. Manter permanentemente. Pode ser depositado nos Arquivos do RCA cinco anos após a conclusão do volume.
Relatórios Consistoriais
Permanente
Relatórios periódicos do consistório para a congregação, classes e outras assembléias.
Constituições/leis
Permanente
A constituição e os estatutos aprovados da congregação, incluindo todos os documentos revisados. Manter permanentemente.
Contratos: Construção (Novos, Melhorias, etc.)
Permanente
Contratos escritos com fornecedores, trabalhadores, etc. Devem ser mantidos enquanto ainda em vigor. Manter por sete anos após a conclusão satisfatória do contrato se nenhum litígio estiver envolvido. Os contratos relativos a materiais perigosos ou que estejam sob as leis federais ou estaduais de conformidade devem ser retidos permanentemente.
Registros de direitos autorais
Permanente
Arquivo de Correspondência (legal)
Permanente
Ações, Easements, and Conveyances
Permanente
Ações disciplinares
Permanente
Correspondência, apelos, avisos, etc. relacionados a questões disciplinares dos membros.
Registros eletrônicos
Seguir as diretrizes de retenção para todos os registros, seja eletrônicos ou em papel.
Cópias de segurança de arquivos principais, bancos de dados, planilhas e outros documentos eletrônicos e cópias de segurança de programas ou instruções necessárias para a recuperação de informações. Manter até que sejam substituídas ou substituídas.
Habilitação de documentos
Ver Artigos de Incorporação; Constituições/leis.
Demonstrações Financeiras - Anual
Permanente
Apoio financeiro - Balanços, anual
Permanente
Relatórios de rotina do tesoureiro para consistir em relatórios.
Arquivo Geral do Fundo
Permanente
Os registros relativos à administração do fundo geral podem incluir informações orçamentárias, relatórios, registros contábeis, correspondência e outros materiais relacionados.
Documentos de incorporação
Permanente
Apólices de Seguro, Responsabilidade Civil Pessoal
Permanente
Políticas e contratos de manutenção emitidos para responsabilidade pessoal do clero, do pessoal e/ou dos membros da congregação. É essencial preservar os registros de pagamentos para e das companhias de seguro em caso de litígio futuro.
Registros de seguros
Permanente
Manter um arquivo/registro de toda a documentação da apólice de seguro no caso de reclamações futuras. Esses registros devem incluir nome/endereço do transportador, número da apólice e informações de cobertura.
Assuntos Jurídicos
Permanente
Ver Ações Disciplinares.
Ledger, General
Permanente
Legacies
Permanente
Opiniões legais
Permanente
Processo de litígio
Permanente
Registros envolvendo litígios em que a assembléia, agência ou congregação é parte. Podem incluir pareceres jurídicos, resumos, correspondência, declarações juramentadas, fotografias, relatórios, recursos e outros documentos judiciais. Podem ser retidos por cinco anos e transferidos para os arquivos.
Registro de Presentes Memoriais
Permanente
Atas (todos os grupos)
Permanente
Minutas de grupos, por exemplo, grupo de mulheres, professores de escolas domingos, clube masculino, etc. Os registros devem incluir documentos de agenda, relatórios, correspondência, etc., que são referidos na ata.
Hipotecas
Permanente
Cronogramas de pagamento, contratos e documentos legais relacionados com a hipoteca. As cerimônias de queima de hipoteca devem envolver somente a queima de cópias.
Boletins informativos
Permanente
Publicações relativas à vida e ao ministério da assembléia, agência ou congregação.
Ordenação
Permanente
Os registros relacionados à ordenação de indivíduos incluem credenciais, transcrições, etc.
Arquivo pessoal
Permanente
Registros relativos a todo o pessoal e podem incluir inscrições, currículos, descrições de cargos, ações do pessoal, revisões de desempenho e outros documentos relacionados.
Registros de Pessoal - Relatórios de Desenvolvimento Profissional
Permanente
Relatórios após a conclusão de oportunidades de desenvolvimento profissional.
Registros de Pessoal - Relatórios Sabáticos
Permanente
Registros relativos ao relatório de acompanhamento para os sabáticos do pessoal.
Fotografias
Permanente
Fotos tiradas de eventos.
Arquivo de Políticas e Procedimentos
Permanente
Arquivo de referência de todas as políticas e procedimentos atuais e passados.
Registros de Propriedade: Pesquisas/Planos de lote
Permanente
Escritura, títulos, documentos de transferência, documentos de seguro do título, avaliações, plantas, licenças de construção, estudos e aprovações de impacto ambiental, servidões, alterações estruturais e de construção, licenças.
Registre-se: Batismo
Permanente
O registro dos membros batizados inclui data de batismo, data de nascimento, nome, pais e testemunhas (se houver). Permanente. Pode ser transferido para arquivos para preservação.
Registre-se: Morte
Permanente
Livro de registro de funerais e membros falecidos. Pode ser combinado com o registro de membros.
Registre-se: Casamento
Permanente
O registro de casamentos inclui nomes de noivo e noiva, data do casamento e testemunhas.
Registre-se: Filiação:
Permanente
Registro de todos os indivíduos que ingressam formalmente na congregação, seja por afirmação de fé, transferência, ou batismo.
Relatórios
Permanente
Relatórios para o consistório de vários comitês e grupos.
Documentos de Registro de Títulos
Permanente
Certificados de Autoridade do Estado
Permanente
Registros da Escola Dominical: Relatórios
Permanente
Relatórios de professores, superintendentes, etc.
Certificados de isenção de impostos
Permanente
Títulos Documentos e Certificados de Busca
Permanente
Vídeos/Fotografias/vídeos
Permanente
Fotos, Slides, Fitas de vídeo, Fitas de áudio. Podem incluir fitas de sermões, programas, discussões, entrevistas, registro multimídia de eventos, pessoas, instalações e atividades. Usadas para fins promocionais ou instrucionais, ou para documentar eventos, etc.