기록 보존 가이드라인

법적 서류는 주 정부에 제출하고 사본은 대여금고에 보관해야 합니다.

교회의 연간 감사 보고서.

세금, 부동산 구매, 특별 계약 등에 대한 지불이 의무를 충족하는 유일한 기록인 경우.

신탁, 유언장, 유언장, 유산, 유산 및 유증의 수령 및 관리에 관한 기록. 서신, 보고서, 회계 정보 및 기타 관련 문서가 포함될 수 있습니다.

회보가 회중을 위한 뉴스레터 역할을 하는 경우 주일 예배 및 특별 행사 예배 주보는 영구 보관합니다. 그렇지 않으면 예배가 변경될 때 등 정기 예배 주보의 샘플을 주기적으로 보관하고 특별 행사 주보는 모두 보관합니다.

노회가 승인한 목회자와 회중 간의 합의서. 수락된 청빙은 노회 지정 서기에게 제출하고 사본은 교회 사무실에 보관해야 합니다.

컨소시움에 제기된 공식적인 불만 사항과 관련된 기록.

회의록 및 의제 문서. 회의록에 언급된 보고서, 서신 및 기타 사항을 포함합니다. 영구 보존. 권이 완성된 후 5년이 지나면 RCA 아카이브에 보관할 수 있습니다.

회중, 수업 및 기타 모임에 대한 정기적인 연회 보고를 연회록과 함께 영구적으로 보관합니다.

모든 개정 문서를 포함한 교회의 승인된 헌법 및 정관. 영구적으로 보관합니다.

공급업체, 근로자 등과의 서면 계약서. 계약이 유효한 동안 보관해야 합니다. 소송과 관련이 없는 경우 계약이 만족스럽게 완료된 후 7년간 보관합니다. 유해 물질과 관련되거나 연방 또는 주 규정 준수 법률에 따른 계약은 영구적으로 보관해야 합니다.

회원의 징계 문제와 관련된 서신, 이의 제기, 통지 등.

마스터 파일, 데이터베이스, 스프레드시트 및 기타 전자 문서의 백업 사본과 정보 검색에 필요한 프로그램 또는 지침의 백업 사본. 교체 또는 대체될 때까지 보관합니다.

정관, 헌법/세칙을 참조하세요.

재무 담당자가 컨시스토리에 정기적으로 보고합니다.

일반 기금 관리에 관한 기록에는 예산 정보, 보고서, 회계 기록, 서신 및 기타 관련 자료가 포함될 수 있습니다.

성직자, 직원 및/또는 회중 구성원의 개인 배상 책임에 대해 발행된 정책 및 유지 계약. 향후 소송이 발생할 경우를 대비하여 보험사와의 지급 기록을 보존하는 것이 필수적입니다.

향후 보험금 청구 시를 대비해 모든 보험 정책 서류의 파일/기록을 보관하세요. 이러한 기록에는 보험사 이름/주소, 보험 번호 및 보장 정보가 포함되어야 합니다.

징계 조치를 참조하세요.

집회, 기관 또는 회중이 당사자인 소송과 관련된 기록. 법률 의견서, 요약서, 서신, 진술서, 사진, 보고서, 항소장 및 기타 법원 문서가 포함될 수 있습니다. 5년 동안 보관한 후 기록 보관소로 이관합니다.

여성 그룹, 주일학교 교사, 남성 클럽 등의 그룹 회의록. 기록에는 회의록에 언급된 안건 문서, 보고서, 서신 등이 포함되어야 합니다.

모기지와 관련된 지불 일정, 계약서 및 법적 문서. 모기지 소각식에는 사본만 소각해야 합니다.

총회, 기관 또는 교회의 생활 및 사역과 관련된 간행물.

개인 안수와 관련된 기록에는 자격 증명, 성적 증명서 등이 포함됩니다.

모든 직원에 관한 기록으로 지원서, 이력서, 직무 설명, 인사 조치, 성과 검토 및 기타 관련 문서가 포함될 수 있습니다.

전문성 개발 기회가 종료되면 보고합니다.

직원 안식년에 대한 후속 보고와 관련된 기록.

이벤트에서 찍은 사진.

현재 및 과거의 모든 정책과 절차에 대한 참조 파일입니다.

증서, 소유권, 양도 문서, 소유권 보험 문서, 감정서, 청사진, 건축 허가서, 환경 영향 조사 및 승인, 지역권, 건축 및 구조 변경, 허가증.

세례를 받은 회원의 등록부에는 세례 날짜, 생년월일, 이름, 부모, 증인(있는 경우)이 포함됩니다. 영구적입니다. 보존을 위해 기록 보관소로 이전될 수 있습니다.

장례 및 사망한 회원의 장부를 등록합니다. 회원 등록부와 결합할 수 있습니다.

혼인 신고서에는 신랑과 신부의 이름, 결혼 날짜, 증인 등이 기재됩니다.

신앙 고백, 전학 또는 침례를 통해 공식적으로 교회에 가입한 모든 개인에 대한 기록.

다양한 위원회와 그룹에서 컨시스토리에 보고합니다.

교사, 교육감 등의 보고서

사진, 슬라이드, 비디오테이프, 오디오테이프. 설교, 프로그램, 토론, 인터뷰, 행사, 사람, 시설, 활동에 대한 멀티미디어 기록 테이프가 포함될 수 있습니다. 홍보 또는 교육 목적으로 사용하거나 이벤트 등을 문서화하는 데 사용됩니다.