Cada asamblea del ACR debe adoptar y aplicar políticas de gestión y conservación de documentos que reflejen sus circunstancias particulares. Por esta razón, no podemos recomendar una política única de gestión y conservación de documentos para todas las asambleas del ACR. Sin embargo, podemos hacer sugerencias sobre los tipos de registros que debe conservar. Tenga en cuenta estas directrices a la hora de considerar qué debe incluir su propia política.
Directrices para la conservación de registros
Registros permanentes para conservar en los archivos
Archivos de personal activos
Permanente
Aniversario y otros eventos especiales
Permanente
Actas del Sínodo anual
Permanente
Apelaciones
Ver Acciones Disciplinarias.
Estatutos de la empresa
Permanente
Los documentos legales deben archivarse en el estado y conservar una copia en la caja de seguridad.
Informes de auditoría
Permanente
Informes anuales de auditoría de la iglesia.
Registros bancarios - Cheques cancelados para pagos importantes
Permanente
Pagos de impuestos, compras de bienes, contratos especiales, etc., si es el único registro de satisfacción de una obligación.
Legados Papeles de herencia y fondos fiduciarios
Permanente
Registros relativos a la recepción y administración de fideicomisos, testamentos, codicilos, legados, herencias y legados. Puede incluir correspondencia, informes, información contable y otros documentos relacionados.
Boletines
Permanente
Boletines de culto para el culto dominical y eventos especiales si los boletines funcionan como un boletín para la congregación, consérvelos permanentemente. De lo contrario, conserve muestras periódicas de los boletines de culto regulares, por ejemplo, cuando cambie el culto, y conserve todos los boletines de eventos especiales.
Estatutos
Permanente
Llamadas aceptadas
Permanente
Acuerdo entre el pastor y la congregación aprobado por el classis. Los llamados aceptados deben ser archivados con el secretario del classis y una copia debe ser guardada en la oficina de la congregación.
Reclamaciones
Permanente
Registros relativos a las quejas formales presentadas ante el consistorio.
Autoestudio de la Congregación
Permanente
Actas del Consistorio
Permanente
Actas y documentos del orden del día del consistorio. Incluye informes, correspondencia y otros asuntos mencionados en las actas. Conservar permanentemente. Puede depositarse en los Archivos del RCA cinco años después de la finalización del volumen.
Informes del Consistorio
Permanente
Informes periódicos del consistorio a la congregación, clases y otras asambleas.Conservar permanentemente con las actas del consistorio.
Constituciones/Estatutos
Permanente
La constitución y los estatutos aprobados de la congregación, incluidos todos los documentos revisados. Conservar permanentemente.
Contratos: Construcción (nueva, mejoras, etc.)
Permanente
Contratos escritos con proveedores, trabajadores, etc. Deben conservarse mientras estén vigentes. Conservar durante siete años tras la finalización satisfactoria del contrato si no hay litigios. Los contratos relacionados con materiales peligrosos o que entren en el ámbito de las leyes federales o estatales deben conservarse de forma permanente.
Registros de derechos de autor
Permanente
Archivo de correspondencia (legal)
Permanente
Escrituras, servidumbres y transmisiones
Permanente
Acciones disciplinarias
Permanente
Correspondencia, recursos, avisos, etc. relacionados con cuestiones disciplinarias de los miembros.
Registros electrónicos
Siga las directrices de conservación de todos los registros, ya sean electrónicos o en papel.
Copias de seguridad de los archivos maestros, bases de datos, hojas de cálculo y otros documentos electrónicos, así como copias de seguridad de los programas o instrucciones necesarios para recuperar la información. Consérvelas hasta que sean sustituidas o reemplazadas.
Documentos de habilitación
Ver Artículos de Incorporación; Constituciones/reglamentos.
Estados Financieros - Anuales
Permanente
Apoyo financiero - Balances, anuales
Permanente
Informes rutinarios del tesorero al consistorio.
Archivo del Fondo General
Permanente
Los registros relativos a la administración del fondo general pueden incluir información presupuestaria, informes, registros contables, correspondencia y otro material relacionado.
Documentos de constitución
Permanente
Pólizas de seguro, responsabilidad civil
Permanente
Pólizas y contratos de mantenimiento emitidos para la responsabilidad personal del clero, el personal y/o los miembros de la congregación. Es esencial conservar los registros de los pagos a & de las compañías de seguros en caso de futuros litigios.
Registros de seguros
Permanente
Mantenga un archivo/registro de toda la documentación de la póliza de seguro en caso de futuras reclamaciones. Estos registros deben incluir el nombre/dirección de la compañía, el número de póliza y la información sobre la cobertura.
Asuntos judiciales
Permanente
Ver Acciones Disciplinarias.
Libro mayor, general
Permanente
Legados
Permanente
Dictámenes jurídicos
Permanente
Archivo de litigios
Permanente
Registros relacionados con litigios en los que la asamblea, la agencia o la congregación son parte. Puede incluir opiniones legales, escritos, correspondencia, declaraciones juradas, fotografías, informes, apelaciones y otros documentos judiciales. Conservar durante cinco años y transferir a los archivos.
Registro de donaciones conmemorativas
Permanente
Minutos (todos los grupos)
Permanente
Actas de grupos, por ejemplo, grupo de mujeres, profesores de la escuela dominical, club de hombres, etc. Los registros deben incluir los documentos del orden del día, los informes, la correspondencia, etc. a los que se hace referencia en las actas.
Hipotecas
Permanente
Calendarios de pago, contratos y documentos legales relacionados con la hipoteca. Las ceremonias de quema de hipotecas deben consistir únicamente en la quema de copias.
Boletines de noticias
Permanente
Publicaciones relacionadas con la vida y el ministerio de la asamblea, agencia o congregación.
Ordenación
Permanente
Los registros relativos a la ordenación de personas incluyen credenciales, expedientes académicos, etc.
Archivo de personal
Permanente
Registros relativos a todo el personal y que pueden incluir solicitudes, currículos, descripciones de puestos de trabajo, acciones de personal, revisiones de rendimiento y otros documentos relacionados.
Registros de personal - Informes de desarrollo profesional
Permanente
Informa al finalizar las oportunidades de desarrollo profesional.
Registros de personal - Informes sabáticos
Permanente
Registros relativos al informe de seguimiento de los años sabáticos del personal.
Fotografías
Permanente
Fotos tomadas de los eventos.
Archivo de políticas y procedimientos
Permanente
Archivo de referencia de todas las políticas y procedimientos actuales y pasados.
Registros de la propiedad: Planos de la parcela
Permanente
Escrituras, títulos, documentos de transferencia, documentos de seguro de título, tasaciones, planos, permisos de construcción, estudios de impacto ambiental y aprobaciones, servidumbres, construcción y alteraciones estructurales, permisos.
Regístrese: Bautizo
Permanente
El registro de miembros bautizados incluye la fecha de bautismo, la fecha de nacimiento, el nombre, los padres y los testigos (si los hay). Permanente. Puede transferirse a los archivos para su conservación.
Regístrese: Muerte
Permanente
Libro de registro de funerales y de miembros fallecidos. Puede combinarse con el registro de socios.
Regístrese: Matrimonio
Permanente
El registro de matrimonios incluye los nombres del novio y la novia, la fecha del matrimonio y los testigos.
Regístrese: Afiliación
Permanente
Registro de todos los individuos que se unen formalmente a la congregación, ya sea por afirmación de fe, transferencia o bautismo.
Informes
Permanente
Informes al consistorio de diversos comités y grupos.
Documentos de registro de valores
Permanente
Certificados estatales de autorización
Permanente
Registros de la Escuela Dominical: Informes
Permanente
Informes de profesores, superintendentes, etc.
Certificados de exención de impuestos
Permanente
Vídeos/Cintas de audio/Fotografías
Permanente
Fotos, diapositivas, cintas de vídeo, cintas de audio. Pueden incluir cintas de sermones, programas, debates, entrevistas, registros multimedia de eventos, personas, instalaciones y actividades. Se utilizan con fines promocionales o instructivos, o para documentar eventos, etc.